Guide: Sådan planlægger I en firmafest med kebab foodtruck

Den, der står med ansvaret for firmafesten, skal tænke på alt fra budget og tilmeldinger til strøm og vejret. Brug denne guide som tjekliste, når I planlægger en firmafest med kebab foodtruck – punkt for punkt, i den rækkefølge det typisk skal afklares.

Hvordan planlægger man en firmafest med kebab foodtruck?

Start med dato og antal medarbejdere, find en plads på cirka 5 × 8 meter med fast underlag og et kraftstik på 16A eller 32A, og afklar kostbehov og betaling via EAN. Send en forespørgsel i god tid – i højsæsonens weekender 6–12 uger før – og bekræft det endelige antal senest 7 dage før.

Herunder går vi i dybden med hvert punkt. Vil I hellere se, hvad vi tilbyder virksomheder, ligger det samlet på siden om kebab foodtruck til firmafest.

Tjeklisten i kort form

• Dato valgt og booket med passende varsel
• Plads målt op: ca. 5 × 8 meter + 2–3 meter foran
• Underlaget tjekket
• Kraftstik fundet – eller generator tilkøbt
• Forventet antal sendt med forespørgslen
• Kostbehov samlet ind ved tilmeldingen
• EAN-nummer og eventuel ordrereference klar
• Tidsplan for dagen lagt
• Endeligt antal sendt senest 7 dage før

1. Dato, sæson og hvornår I skal booke

Firmafester klumper sig sammen. Sommerfester ligger typisk i weekender og fredage i de lyse måneder, og det er også dér, efterspørgslen er størst. Som tommelfingerregel:

• Weekend i højsæson (april–oktober): book 6–12 uger før.
• Hverdag eller lavsæson: 2–3 ugers varsel er ofte nok.
• Akut: ring på +45 55 20 21 61, så ser vi, hvad der kan lade sig gøre.

En fredagsbar eller et personalearrangement midt i ugen er altså lettere at få på plads med kort varsel end den store sommerfest. Vi svarer på forespørgsler inden for 48 timer, og tilbuddet er uforpligtende, så det koster ikke noget at sikre sig et svar tidligt.

2. Plads, underlag og strøm ved domicilet

Pladsen

Vognen fylder cirka 5 × 8 meter. Foran skal der være 2–3 meter til kø og servering. En del af en parkeringsplads, en gård eller en græsplæne kan fint bruges – mål det op, før I sender forespørgslen, og tænk over, hvordan vognen kommer ind.

Underlaget

Asfalt, fliser, hård grus og stabilt græs fungerer. Er underlaget blødt – fx en græsplæne efter flere dages regn – skal der lægges køreplader.

Strømmen

Vognen kører på et kraftstik på 16A eller 32A (400V). Spørg viceværten eller den tekniske afdeling, om der er et i nærheden af pladsen. Er der ikke, kan en generator tilkøbes. Det er en af de ting, der er nemmest at afklare tidligt og mest besværligt at opdage på dagen.

3. Antal medarbejdere, pakke og betaling

Vi kører fra cirka 30 gæster og op til flere hundrede. Ved store arrangementer tilpasses setuppet, så serveringen kan følge med.

Type firmaarrangement	Pakke, der ofte passer	Hvorfor
Fredagsbar eller kort samling	Standard, 149 kr.	Én servering pr. person – en kebabrulle med pommes frites.
Sommerfest, hvor maden er aftenens måltid	Deluxe, 199 kr.	All you can eat i kebabruller i 2 timer, uden pommes frites. Den mest populære pakke.
Fest, hvor der skal mere end ruller på bordet	Premium, 249 kr.	All you can eat kebab med pommes frites og kebabbox i 2 timer.

Dertil kommer en grundpris på 2.500–5.500 kr. afhængigt af adressen. Et regneeksempel og alle detaljer om prismodellen finder I i guiden hvad koster en kebab foodtruck.

Betaling, EAN og intern godkendelse

Virksomheder og offentlige institutioner kan få faktura via EAN med 8 dages netto eller efter aftale. Tilbuddet er fast, og der kommer ingen gebyrer bagefter. Den eneste undtagelse er, hvis der er flere gæster end aftalt på dagen – de faktureres ekstra.

Fordi grundprisen altid står i tilbuddet, kan I sende det direkte videre til den, der skal godkende budgettet. Hav EAN-nummer og en eventuel reference klar, når I bekræfter.

4. Kostbehov: halal, vegetar og allergener

På mange arbejdspladser spiser medarbejderne forskelligt. Det er lettest at håndtere, når I spørger ind til det allerede ved tilmeldingen.

• Halal: Kødet er halal-certificeret som standard. Læs mere på siden om halal catering.
• Vegetar: Kolleger, der ikke spiser kød, kan få en falafelrulle. Se hele menuen under kebab catering.
• Allergener: De står på menuen, så gæsterne selv kan tjekke.
• Glutenfri, laktosefri og andre særlige behov: kan i nogle tilfælde aftales på forhånd. Skriv antallet i forespørgslen.

5. Tidsplan og kø, når mange skal spise

Standard serveringstid er 2 timer. Ekstra tid kan tilkøbes – før eller under arrangementet, hvis festen trækker ud. Brug de 2 timer bevidst:

1. Læg talerne før maden. Så står folk ikke med en kebabrulle i hånden, mens direktøren siger tak for året.
2. Del gæsterne op. Ved flere hundrede medarbejdere kan I sende afdelinger eller borde op i hold, så køen fordeler sig over serveringstiden.
3. Hold området foran vognen frit. De 2–3 meter foran er til kø og servering – placér ikke borde eller scene lige dér.
4. Vælg all you can eat ved et langt program. Med Deluxe eller Premium kan folk gå op igen senere, så ikke alle behøver at spise på samme tid.

Vi står for opsætning, tilberedning, servering og oprydning. Den sidste opgave for jer er at sende det endelige antal senest 7 dage før.

Spørgsmål om planlægning af firmafest